Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, bạn có thể sẽ bắt gặp thuật ngữ “CFS” – một loại phụ phí khá phổ biến nhưng không phải ai cũng hiểu rõ. Vậy phí CFS là gì, vì sao lại phát sinh và nó ảnh hưởng như thế nào đến chi phí logistics của doanh nghiệp? Nếu bạn đang tìm lời giải cho câu hỏi này, bài viết dưới đây từ Hỏa Tốc Logistic sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bản chất và vai trò của phí CFS trong hoạt động thương mại quốc tế.
Phí CFS là gì? Cách tối ưu CFS
Phí CFS là gì?
CFS (Container Freight Station) là thuật ngữ dùng để chỉ các kho chuyên gom hàng lẻ (LCL) trước khi hàng được đóng vào container để xuất khẩu hoặc sau khi dỡ khỏi container khi nhập khẩu. Phí CFS là khoản chi phí phát sinh cho các dịch vụ xử lý tại những kho này, bao gồm việc xếp, dỡ, vận chuyển, và đóng gói hàng hóa trong quá trình chờ ghép hoặc tách container.
Theo quy định trong Incoterms 2020, trách nhiệm chi trả phí CFS thuộc về bên được chỉ định trong hợp đồng mua bán. Nếu hợp đồng không quy định rõ, hai bên sẽ cần thỏa thuận cụ thể. Trong thực tế, người mua thường là bên thanh toán khoản phí này vì họ sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng lẻ.
Chi phí CFS bao gồm nhiều công đoạn như: bốc xếp hàng từ xe nâng vào kho, đóng hàng vào container, vận chuyển đến cảng, hoặc ngược lại khi hàng được tháo dỡ từ container về kho gom.
Công dụng phí CFS là gì?
Phí CFS được thu để chi trả cho các dịch vụ và hoạt động diễn ra tại kho CFS (Container Freight Station) – nơi tập kết, xử lý hàng lẻ (LCL) trước khi đóng vào hoặc sau khi dỡ ra khỏi container. Cụ thể, phí CFS được dùng để:
- Xử lý và điều phối hàng hóa: Bao gồm việc đóng gói, lưu kho và di chuyển hàng hóa đến các vị trí thích hợp trong kho.
- Vận chuyển và bốc dỡ nội bộ: Hàng được nâng hạ từ phương tiện vận tải vào kho, sau đó sắp xếp vào container hoặc chuẩn bị đưa ra cảng.
- Soạn thảo và quản lý hồ sơ chứng từ: Đảm bảo đầy đủ các giấy tờ phục vụ cho thủ tục xuất – nhập khẩu như phiếu kiểm hàng, chứng từ hải quan,...
- Giữ gìn hàng hóa trong điều kiện an toàn: Kho CFS có trách nhiệm bảo vệ hàng hóa, ngăn ngừa hư hại hoặc mất mát trong suốt thời gian lưu trữ và xử lý.
Phí CFS được thu để chi trả cho các dịch vụ và hoạt động diễn ra tại kho CFS
Những yếu tố xác định phí CFS
Sau khi hiểu rõ phí CFS là gì, điều tiếp theo bạn nên quan tâm là các yếu tố quyết định mức phí CFS sẽ phải chi trả. Dù mức phí trung bình trên thị trường quốc tế thường dao động từ 15 – 18 USD, thực tế con số này có thể linh hoạt tăng hoặc giảm tùy vào nhiều yếu tố cụ thể:
- Khối lượng hàng hóa cần xử lý: Càng nhiều kiện hàng hoặc trọng lượng càng lớn thì chi phí phát sinh tại kho CFS sẽ càng cao, do tốn nhiều nhân công và thời gian hơn.
- Thời điểm vận chuyển: Phí CFS có xu hướng tăng trong mùa cao điểm vận tải (thường rơi vào các tháng cuối và đầu năm như 11, 12, 1, 2), khi nhu cầu lưu kho và xử lý hàng hóa tăng mạnh để phục vụ dịp lễ tết và tích trữ hàng hóa.
- Chính sách và quy định quốc gia: Mỗi quốc gia có hệ thống thu phí và quy định thương mại riêng. Vì vậy, cùng một loại hàng hóa nhưng khi vận chuyển qua các nước khác nhau, mức phí CFS cũng có thể thay đổi đáng kể.
- Tính chất của hàng hóa và loại container sử dụng: Việc xử lý hàng hóa đặc biệt như hàng dễ cháy, hàng đông lạnh hoặc hàng nguy hiểm cần container chuyên dụng và quy trình nghiêm ngặt hơn, dẫn đến chi phí cao hơn so với hàng thông thường.
Thu phí CFS cần thực hiện những bước nào?
Phí CFS là khoản chi phí được thu bởi cơ quan hải quan tại cảng biển nhằm phục vụ cho việc xử lý hàng hóa tại kho CFS, đặc biệt với những lô hàng lẻ, hàng nhập chưa hoàn tất thủ tục hoặc hàng xuất cần kiểm tra. Quá trình thu phí thường diễn ra theo trình tự sau:
- Nhân viên hải quan tại cảng sẽ là người thu khoản phí này từ các đơn vị giao nhận (Forwarder) có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa.
- Sau đó, Forwarder sẽ hoàn lại số tiền phí CFS này từ doanh nghiệp hoặc cá nhân có nghĩa vụ thanh toán, tùy theo nội dung hợp đồng thương mại hoặc các thỏa thuận trước đó giữa các bên liên quan.
Một điểm quan trọng cần nhớ là phí CFS chỉ áp dụng cho hàng LCL (Less than Container Load) – tức là hàng lẻ, không đủ để đóng nguyên một container và cần được gom chung với các lô hàng khác tại kho CFS. Ngược lại, hàng nguyên container (FCL – Full Container Load) không phải chịu khoản phí này do không cần quy trình gom hàng tại kho.
Hoạt động làm phí CFS tăng lên?
Khi hiểu rõ phí CFS là gì và mục đích sử dụng của khoản phí này, bạn cũng cần lưu ý rằng chi phí có thể phát sinh cao hơn dự kiến do một số yếu tố thực tế sau:
- Hàng hóa lưu kho lâu ngày tại trạm CFS sẽ làm phát sinh thêm chi phí lưu trữ.
- Giá thuê bãi container tăng do biến động thị trường sẽ đẩy mức phí CFS lên.
- Các lô hàng lẻ phải thực hiện kiểm tra chất lượng, kiểm hóa hoặc giám định sẽ kéo theo các khoản phí bổ sung.
- Nếu thủ tục khai báo hải quan phát sinh vấn đề hoặc yêu cầu xử lý đặc biệt, chi phí liên quan sẽ cao hơn.
- Việc hàng phải được di chuyển trong kho nhiều lần để phân loại, gom hàng, hoặc đóng gói lại sẽ khiến tổng phí tăng lên.
- Nếu hàng có dấu hiệu hỏng hóc, phải thay container khác hoặc xử lý để đảm bảo điều kiện vận chuyển, chi phí cũng sẽ bị đội lên.
- Việc thay đổi, cập nhật thông tin trên hóa đơn, vận đơn hoặc các chứng từ liên quan sẽ khiến forwarder tính thêm phí xử lý.
- Trong trường hợp cần đo đạc lại khối lượng hoặc kích thước hàng hóa trước khi xếp tàu, sẽ có thêm phụ phí dịch vụ.
- Những container chứa hàng lẻ sau khi sử dụng cần được làm sạch để tái sử dụng, và chi phí vệ sinh này có thể được tính vào CFS.
- Nếu phát hiện container bị móp méo, rỉ sét hoặc hư hỏng khác, chi phí sửa chữa sẽ được cộng thêm vào hóa đơn tổng.
Hàng hóa lưu kho lâu ngày tại trạm CFS sẽ làm phát sinh thêm chi phí lưu trữ
Phí CFS ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển quốc tế như thế nào?
Trong chuỗi logistics quốc tế, phí CFS là một trong những khoản phụ phí có thể ảnh hưởng rõ rệt đến tiến độ và chi phí vận chuyển. Khi không xác định trước người chịu trách nhiệm thanh toán hoặc mức phí cụ thể, các vấn đề liên quan đến CFS có thể khiến hàng hóa bị giữ lại, dẫn đến chậm trễ giao hàng và phá vỡ lịch trình vận chuyển.
Bên cạnh đó, việc không nắm rõ các khoản phí phát sinh tại kho CFS sẽ khiến doanh nghiệp bị động về ngân sách. Điều này thường xảy ra khi hợp tác với đối tác logistics thiếu minh bạch hoặc không có kinh nghiệm khai báo chi tiết chi phí.
Trong trường hợp người bán, người mua và đơn vị hải quan không đồng nhất trong việc xác định bên trả phí CFS, quá trình thông quan và bàn giao hàng hóa sẽ gặp trục trặc, ảnh hưởng đến hiệu quả thương mại.
Cách làm giảm chi phí liên quan đến chi phí CFS
Chi phí CFS có thể được kiểm soát và tối ưu nhờ việc áp dụng những chiến lược phù hợp trong quá trình xuất nhập khẩu. Một số phương án hiệu quả bao gồm:
Lựa chọn kho CFS và cách thức xử lý hàng hóa hợp lý
Doanh nghiệp nên ưu tiên các kho CFS có mức phí cạnh tranh, đồng thời xem xét chính sách lưu kho linh hoạt để giảm thiểu thời gian hàng hóa nằm lại tại kho. Tối ưu hóa quy trình xếp dỡ và đóng gói giúp tiết kiệm thời gian, từ đó giảm chi phí phát sinh.
Thương lượng và so sánh phí dịch vụ
Việc tìm hiểu và đối chiếu mức phí CFS giữa các nhà cung cấp dịch vụ vận tải sẽ giúp bạn có được mức giá hợp lý nhất. Đàm phán các điều khoản về phí và dịch vụ để đạt thỏa thuận có lợi là cách giúp giảm chi phí không cần thiết.
Đối chiếu mức phí CFS giữa các nhà cung cấp dịch vụ để có mức giá hợp lý
Tận dụng các phương án tiết kiệm trong vận chuyển
Sử dụng dịch vụ gom hàng lẻ (consolidation) để tận dụng tối đa sức chứa container, lên kế hoạch lộ trình vận chuyển thông minh nhằm giảm quãng đường và thời gian di chuyển. Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ quản lý hàng hóa giúp hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả điều phối cũng góp phần giảm chi phí.
Một số thắc mắc của người dùng
Một số thắc mắc của người dùng liên quan đến phí CFS là gì, thủ tục và khoảng thời gian thanh toán sẽ được Hỏa Tốc Logistic tổng hợp ngay dưới đây!
Phí CFS có bị trì hoãn thanh toán không?
Có thể xảy ra tình trạng chậm thanh toán phí CFS. Tuy nhiên, nếu việc này kéo dài, có thể phát sinh thêm một khoản phí gọi là demurrage (phí lưu container quá hạn). Thông thường, cơ quan hải quan sẽ cho phép người nhập khẩu một khoảng thời gian nhất định để hoàn tất thủ tục. Nếu vượt quá thời gian này, người nhập khẩu sẽ phải chịu thêm phí demurrage từ các bên liên quan.
Phí CFS có thương lượng được không?
Việc thương lượng phí CFS hoàn toàn khả thi nhưng thường không dễ dàng, nhất là khi làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan. Chính vì vậy, hầu hết người mua hàng thường thông qua các công ty giao nhận vận tải (forwarder) để đàm phán.
Kho CFS tính phí CFS cao hơn đối với các hàng hóa nguy hiểm?
Đúng vậy. Với hàng nguy hiểm, kho phải đảm bảo an toàn, tránh rò rỉ, bay hơi hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển và xếp dỡ. Vì vậy, những yêu cầu bảo quản đặc thù này khiến phí CFS đối với các loại hàng hóa trên cao hơn so với hàng hóa bình thường.
Hiểu rõ phí CFS là gì sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý chi phí và lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa hiệu quả. Phí CFS không chỉ là khoản chi trả cho các dịch vụ tại kho gom hàng lẻ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chi phí xuất nhập khẩu. Vì vậy, nắm bắt chi tiết về loại phí này sẽ giúp bạn tránh phát sinh chi phí không mong muốn và tối ưu hóa quy trình logistics một cách thông minh hơn.
